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Webex助力Innokids消除沟通隔阂,成就无边界创作

2022-03-08 10:27:38
来源:电脑商情在线关键字:Webex,Innokids,远程协作,视频会议

在北京雍和宫国子监旁方家胡同的一个四合院里,有这样一群思想活跃、激情四溢的创意人——他们有着饱含正能量的内心和乐观、客观的态度,他们在这里碰撞创意的火花。在这里每个人都是参与创造的人,他们的工作不只为满足客户需求,他们不甘于为客户提供平庸的创意服务,他们更喜欢不断探索创新的边界。

正是这样一群创意人在这里打造了一处充满极客和艺术气息的办公空间,这里就是中国本土整合创意公司Innokids异开(北京)文化传播有限公司(以下简称“Innokids”)的北京总部办公室。

正如对空间美感的追求一样,Innokids在现代办公设备比如视频会议系统的选择上也从不妥协——性能、体验、文化、开放与包容一样都不能少,因为对于创意人来说,灵感的迸发是由多重因素汇聚而成。视频会议系统对Innokids而言,功能在沟通,灵魂在协作,也正是Webex帮助Innokids团队消除了彼此间的隔阂,从而在开放包容的氛围里激发创意思维。

被激发的远程沟通需求

作为一家以数字创意为核心业务的整合创意公司,Innokids为诸多的国际顶尖品牌企业和中国本土品牌企业提供整合营销服务,并多次获得整合营销领域多项大奖。

2019年,Innokids成为全球某著名电子产品公司在大中华区的首批本土创意服务供应商,并为该公司提供在北京某著名时尚商圈旗舰店新店开业的本地化创意服务。

由于客户团队常驻上海,Innokids使用视频开会变得频繁起来。但是很快,作为公司创始人的Ma Chao就发现,虽然公司用软件和电脑内置麦克风、摄像头的会议系统能够解决基本的沟通需求。但是当人数超过4人以上时,根本不能确保每一个人的声音都能被对方清晰地听到。尤其是与客户讨论重要问题时,团队里每一个人都需要发言,而此时,发言人都要凑近电脑屏幕才能让对方听清讲话内容,这让团队的专业性大打折扣。

公司IT团队尝试通过增加全向麦克风和摄像头来改善这一状况,但这也只是增加了有限的视角和拾音范围,在投屏时,与客户的沟通效果依然不尽人意。更让人沮丧的是,因为每一次开会都要重新连接,这让员工不想再去配置连接,而是直接退回到最简单最原始的方式——手机连线参会。

Webex让会议部署与团队协作更高效

为了解决上述问题,Ma Chao尝试了市场上常见品牌的一体式会议设备。其结果要么是与客户的会议系统兼容性不够好,要么就是使用习惯和功能不尽如人意,最终Ma Chao选择了和公司主要客户一致的思科Webex Meetings以及Webex Room kit。此后与客户的多方会议中,Ma Chao也发现,客户的很多合作伙伴也大多使用了Webex的设备和系统进行项目沟通协作。

“在使用过程中,我们的确体会到了Webex的简单易操作,任何不善于操作数字设备的员工都可以轻松上手,很适合我们这种小型团队协作的工作方式。”Innokids项目负责人坦言。

的确,因为Webex Room kit不仅集编解码器、摄像头、麦克风和扬声器于一体,还与4K显示屏集成,所以可以做到让会议室和协作空间变得智能、更易于使用。而Webex Room kit的摄像机技术,在小型会议室环境也能完成发言者跟踪,实现检测实时发言者并在实时发言者之间进行切换,且提供理想的取景。

由于客户以及合作伙伴都使用了相同的系统或终端设备,原本繁杂的多方会议,因为Webex Meetings在实现软硬件默契配合的同时,也让会议部署与团队协作平台之间的切换更为高效。这让Innokids和客户以及项目相关合作伙伴真正实现了紧密协作,从而成功顺利地完成了官方旗舰店的新店开业项目。 

2020年,疫情仍在肆虐,幸运的是Innokids的业务却在迅速增长,就在这一年Innokids又成为了另一家著名国际企业在中国的重要创意和社交媒体营销供应商,而巧合的是,这个新客户中国办公室的主要会议室也同样采用了思科Webex设备。

更让Innokids团队成员暗自欢悦的是,当多家供应商与客户在一起开会,其他参会人员还在研究各种会议软件该如何使用时,Innokids团队已经通过Webex Roomkit的内置功能实现了一键投屏,不仅快速进入会议模式,而且投幕和语音传输效果也是专业级的。虽然只是一些小小的细节,但是这足以让客户更愿意聆听和重视Innokids团队的想法。 

在此后与客户的沟通中,因为有了Webex,Innokids团队从来没有在会议系统和设备上浪费时间,专业的、一致性的设备让他们可以心无旁骛地展现自己的创意能力

三地办公室的无间协作

就这样,随着业务逆势增长,同年Innokids在上海和天津又开设了两个办公室。也正是webex远程协作系统给了Innokids公司三个办公场所,以One Team的方式进行管理和协作的可能性。一方面为公司节约了出差等一系列费用及资源,同时也为公司挽留住了人才,最大限度地减少了人员流失。

其实在使用webex之前,Innokids使用了某品牌的办公系统来管理行政事务和视频会议。但中国人的使用习惯决定了多数人在会议中会关闭摄像头,也因此很难获得面对面的沟通效果。久而久之,员工会为了方便干脆使用微信语音来开会。

幸运的是,Webex Meetings很快遏制住了这些负面影响。Webex Meetings因为整合了会议室视频会议和桌面办公系统两种应用模式,所以可以提供多种视频会议常用模块,包括白板、流媒体录播,文档同步浏览、标注等实用功能,这显然是普通的语音会议所不能比拟的。

在Ma Chao看来,从短期效应上来看,公司节省的是一套专业视频设备的费用,但是从长期来看,对于Innokids这样需要不断激发创意思维的公司来说,如果不能消除员工之间的陌生感和隔阂,没有面对面的头脑激荡,就不会有鲜活的创意。一个没有生气的、思维禁锢的团队,对一个创意公司来说可能会是毁灭性的。

“如果从外部来看,Webex Roomkit解决的是与客户顺畅高质量沟通的问题,那么对于公司内部成员来说,我们还有更重要的事情需要解决——让没见过面的团队成员感觉彼此是熟悉的,是亲切的,是可以坦诚沟通的,距离和空间将不再是障碍。”Ma Chao感叹说。

多方会议场景下与第三方会议系统的无缝接入

为了获得最好的网络连接效果,Innokids团队成员一直保持着一个习惯,就是从Control 10面板的收藏夹一键直连对方的会议室。很快,Ma Chao又在北京总部办公室由一台Room kit设备扩展为四台思科设备的开会空间。同时在上海和天津办公室各设立了两个装有Webex Room kit 的混合型会议室。从而可以同时开展4个甚至更多在线视频会议,保证多个团队多个项目同时通过webex协作来进行项目沟通。 

在随后面对不同客户的项目沟通中,更让Ma Chao惊喜的是,即便是在与飞书、腾讯、微软Teams等第三方会议系统混合使用的场景下,Webex Room kit也能很顺畅地接入会议,高效便捷,可以说表现了出了强大的扩展性和兼容性。

这是因为在webex不断更新的过程中,增加了更广泛的与市场上常用的第三方视频平台/应用之间的互通性,确保用户在首选平台和设备上的无缝协作。

数字标牌管理推进一致性的企业价值观落地

为了进一步推进企业文化的一致性,Ma Chao开始希望能够有效管理分布在不同城市的、不同会议室的屏幕内容。由于webex Room kits提供了企业动态和现代的数字标牌模式,Innokids可以通过集中式的远程管理来进行数字标牌的内容更新。

当Innokids将开发好的数字标牌管理页面链接进Room kits数字标牌管理系统之后,公司行政人员便可以灵活操作内容更新,把创意设计的最新作品、企业价值观,甚至为过生日的员工准备的祝贺词等内容,都可以及时投屏在会议系统的界面上。不同城市、不同办公室的员工,都可以在屏幕上看到相同的内容。

Innokids要呈现的不仅仅是创作人员的优秀作品,也呈现出了一致的企业价值观。在促进不同办公室之间的信息共享之外,更重要的是加深了员工之间的了解,加速了统一的企业文化在不同办公室的落地。

Ma Chao相信他们的每一位员工都是参与创造的人,为此,他需要最大可能地规避大公司病,而要用更高效、扁平、快速的方式和专业的态度与流程,让创意人员的精力不浪费在臃肿的制度上。

Ma Chao也深信,当越来越多的中国本土优秀创意公司以更加灵活的方式去服务更多的优秀客户,甚至帮助中国品牌走出国门,更有效的互联互通以及更加国际化和多元化的工作习惯是必备的基础条件。而他也相信随着技术的发展,更好的本土化,Webex也必将会帮助更多本土企业在数字化浪潮中体现自己的价值。 

Ma Chao,Innokids的创始人,一个具有极客精神的创意人和 IT 科技狂热爱好者,就这样成为了Webex 的忠实粉。现在的Ma Chao在工作之余又开始了对Webex的扩展应用和功能上的探索。



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