让“数字游戏”做得更轻松 --致远协同财务应用小窍门
作者： CBINEWS编辑
责任编辑： 阚智
来源： 电脑商情在线
时间： 2009-12-25 10:22
【系列情景剧】
让“数字游戏”做得更轻松
--致远协同财务应用小窍门
M公司，一家中型规模的企业，财务部有5个人，但是每个人都有一大摊子事情，相当繁忙。
出演：财务经理，Lily；出纳，小张；会计，小薛、小裴；助理，小王。
【系列1】财务经理Lily不再烦
Lily是财务经理，每月初要上报公司经营业绩分析、预算执行分析及预警、资金管理等相关报表。为了及时提供有效的数据，加班加点完成此项工作那是必须的。但仅仅加班加点做完还不够，还需要在第一时间将分析后的财务数据提供给相关的主管领导和公司最高领导。通常的方法是打印、传真或者电子邮件的方式，发送给主管副总，由主管副总审阅后，再依次转递给相关的其他副总以及总经理等人。但如果主管副总出差了，那么Lily提供的财务信息将不能及时得到反馈，失去了数据本身的有效性，不仅可能会给公司的决策带来不利的影响，更白白辜负了Lily加班加点辛苦测算出来的数据……
那该怎么办？如何能够及时、详细、明确地获得主管副总的反馈？她一直在为这个问题而苦恼！
而致远协同的到来，为Lily解决了这一难题……
利用协同，Lily将她测算好地财务信息发出，主管副总不论身在何处，都能及时获取该条信息，并通过协同将自己的意见反馈给财务经理。同时，如果不需要修改，主管副总可以将这一内容通过加签的方式发给相关副总和总经理，让他们都在最短的时间内得到相关财务数据。“现在，主管副总一个小时内就能回复，比以前的效率提高好多。”
现在，Lily在自由协同中，通过串发的方式，将主管副总与总经理进行串联，将财务的意见、主管副总的意见结合，传递给公司总经理，总经理则可以结合财务数据及时进行业务策略调整，同时，总经理也把这一分析和调整结果以会签的方式发送给其他相关业务主管领导。
这期间的往来、沟通全部通过一条协同即可完成，免除了以往大量的电话沟通与开会等各种烦琐的环节……
当然，Lily还可以按业务及管理权限需求，进行并发、多层的流程发送模式……
现在Lily正为能够及时提供信息，有力推动业务、做到财务业务一体化而开心呢！
【系列2】出纳小张终结龙飞凤舞的“鬼画符”
出纳小张的故事，相信做过财务的人员都会深有同感：
出纳人员每天要面对各种各样的财务报销工作：各种名目的支出、填写的龙飞凤舞的凭单、贴的各式各样的发票、还有填的多种多样的支出科目，五花八门种类繁多。如果填错了，只能要求对方，修改或者重填，这期间的废话，也让出纳说的口干舌燥。其次，每个公司的财务制度都规定了不同层级领导的审批权限，但并不是每个员工都会记得报销制度，也不是每个领导都会告诉他的员工是否还需要找上级领导签字，这也给财务人员造成了不小的麻烦，经常要告诉来报销员工回去找哪个领导签字，这之间来来回回总是让财务和报销的员工觉得很枯燥。
“每天对着不同的人，说着同样的话，有人把招待费用报销用日常支出报销凭单来填，他的领导居然还就给签字，要不就是少了更上一级领导的签字，好些人到了财务之后就磨磨唧唧给你说这个理由、说哪个理由，想不按照规矩来弄，真的很烦……”出纳小张每天对这些事情都很头疼，“但又没办法，在本部的还好说，顶多是多跑几趟财务；要是常驻外地的，每月报销凭证靠邮寄方式的，如果出现填写错误或者签字不全的，你要是不给报销，还要把报销凭证邮寄回去，这样不单是往返周折，而且还徒增邮寄费用，既不划算有耽误时间，还会造成费用归属期的延误等等，想想还真的很麻烦！”同时，面对重复性的沟通，不仅占用了小张的大部分工作时间，也打乱了她给自已制定的工作计划。
而通过致远协同，现在M公司各种类型的财务审批、报销流程全部电子化，且利用模板协同，把各种财务表单流程按照公司财务制度进行设定，做成本单位日常使用的样式，各部门报销人员可以随时登录协同调用相关的报销单据。还可以按照部门、发起人职务级别、报销金额等不同条件阈值进行设定，按各部门不同的管理权限，由各级管理者按照流程进行审批，保证财务报销审批表单填列的内容等能够按照正确的审批流程审批后，才会到达财务人员手里。同时给各级管理者开放管辖之内的表单统计查询功能，方便其对本部门的报销进行时时监控。
而利用A6特有的关联协同功能，将申请此笔费用的预算申请协同关联在内，保证费用发生的有理有据，确保财务部门对企业部门费用的管控。由此，确保了企业财务审批制度得到切实执行。
现在，小张也不用就一些基本的填写问题浪费无谓的口舌，也不用再看着令人眼花缭乱的签字而头疼了！
^^【系列3】助理小王：让扯皮一去不复返
助理小王在M公司财务部的一项工作之一是开具发票，经常由于业务人员提供的发票信息不对称，其信息来源只是传真、业务人员手写的一个开票信息或者电话口头形式，没有人也没有办法去专门跟踪并确认开票信息的正确与否，而多次造成发票错开的问题。遇到普通发票还好解决，遇到增值税发票错误，光是办理红字发票通知单就要跑好几趟税务局，不仅打乱了小王正常的工作计划，也让小王平白增添了许多无效工作。若由于种种原因，已经开具的发票未能及时交给客户手中，不仅会导致发票过期而造成公司双重损失，也加大了公司的应收款。
由于没有记录，财务与销售（或者其他部门）之间的扯皮就在所难免了……
现在小王在致远协同中设定“预先开具发票申请表”，流程由销售人员发起、经过销售主管审批、财务人员开具发票，让所有工作都留下痕迹，开错发票的现象减少了，业务人员对发票重视力度加大了，即使出现发票信息错误，也有据可依了，让应收账款管理更加精细，让推诿扯皮不再出现。一个协同全部处理完毕，小王在5分钟内就能完成发票开具及邮寄工作。
现在，小王正统计客户电汇过来的款项呢……
【系列4】会计小薛：业绩核算，5分钟 > 5天
09年Q3结束了，M公司财务部会计小薛要统计公司各区域的收入及费用情况，提交给人力资源部作为对销售序列业绩提成考核的依据，为了不耽搁业务人员提成奖金的发放，她加班加点在统计、归类,忙的不亦乐乎！
终于把区域的收入及费用统计出来并下发……
可到提成考核的时候，还是有不少人打电话问：我们区域费用怎么这么多？都是些什么费用呀？虽然，小薛耐心的解释，但业务人员对财务数据就是不信，他们总是认为这个季度没有产生这么多的费用。这该怎么办呢？往往一天下来，这样的电话要打上几个小时，来回的查、来回的说……
而现在，小薛用协同的表单查询、统计功能，所有数据一下子都出来了！这下业务人员就无话可说了，一切有数字、有表单说话！
【系列5】会计小裴：一切皆有可能
国庆节放假前，财务要调整报销时间及发票开具时间，小裴把调整通知发出邮件，但由于很多员工常年在外地办公或者出差在外，或不能时时收邮件，未在第一时间获取本信息。由于信息传递不畅，财务未在规定的时间内完成工作……
而现在，财务部门通过协同公告，将财务制度的变更第一时间让员工获知，员工只要登录协同，就可以收到此一信息提示，甚至可以通过置顶的方式，一直显示在协同系统“单位首页”醒目位置，提醒员工注意。
通过发布财务公告，不仅可以在第一时间告知全体员工，而且公告其所具备的严肃性、正式性的信息传递，也更让公司员工重视相关财务制度的变更。同时，不同于纸质公告，协同中的公告，不仅可以发送到每一个员工的桌面，更可以随时查询，不像纸质公告那样容易随着时间流逝而消失。也直接降低了运营成本的支出。
财务协同FAQ
一、网上电子单据打印，是否符合会计规定要求？
随着协同办公普及的广泛，纸制单据被电子单据所代替，只要单据的内容及要素符合公司核算要求，上下级审批人员签字齐全，是完全符合会计规定要求的。
二、网上审批流程安全性如何解决？
1、为保证网上审批人员的身份安全，可以给关键审批人员（财务经理、部门主管、总经理等）配备身份验证狗（即U-KEY），无此身份验证狗将无法登录协同。
2、为保证网上审批单据的安全，可以通过设置电子印章的方式，给每个经过审核的单据加盖电子印章，加盖电子印章后如单据被修改，则电子印章自动失效以表示此单据失效。
三、报销审批流程可否作为审计部门审核的有利依据？
执行网上审批流程的企业，除了财务软件作为审计主体外，所有的网上审批流程也可作为审计备查的依据。
四、如何说服公司高管使用网上报销流程
解放领导，让领导在工作时不被这种日常报销性签字工作所打扰；能够很好的记录审批过程中的各类沟通信息；缩短报销周期，提高工作效率。
让“数字游戏”做得更轻松
--致远协同财务应用小窍门
M公司，一家中型规模的企业，财务部有5个人，但是每个人都有一大摊子事情，相当繁忙。
出演：财务经理，Lily；出纳，小张；会计，小薛、小裴；助理，小王。
【系列1】财务经理Lily不再烦
Lily是财务经理，每月初要上报公司经营业绩分析、预算执行分析及预警、资金管理等相关报表。为了及时提供有效的数据，加班加点完成此项工作那是必须的。但仅仅加班加点做完还不够，还需要在第一时间将分析后的财务数据提供给相关的主管领导和公司最高领导。通常的方法是打印、传真或者电子邮件的方式，发送给主管副总，由主管副总审阅后，再依次转递给相关的其他副总以及总经理等人。但如果主管副总出差了，那么Lily提供的财务信息将不能及时得到反馈，失去了数据本身的有效性，不仅可能会给公司的决策带来不利的影响，更白白辜负了Lily加班加点辛苦测算出来的数据……
那该怎么办？如何能够及时、详细、明确地获得主管副总的反馈？她一直在为这个问题而苦恼！
而致远协同的到来，为Lily解决了这一难题……
利用协同，Lily将她测算好地财务信息发出，主管副总不论身在何处，都能及时获取该条信息，并通过协同将自己的意见反馈给财务经理。同时，如果不需要修改，主管副总可以将这一内容通过加签的方式发给相关副总和总经理，让他们都在最短的时间内得到相关财务数据。“现在，主管副总一个小时内就能回复，比以前的效率提高好多。”
现在，Lily在自由协同中，通过串发的方式，将主管副总与总经理进行串联，将财务的意见、主管副总的意见结合，传递给公司总经理，总经理则可以结合财务数据及时进行业务策略调整，同时，总经理也把这一分析和调整结果以会签的方式发送给其他相关业务主管领导。
这期间的往来、沟通全部通过一条协同即可完成，免除了以往大量的电话沟通与开会等各种烦琐的环节……
当然，Lily还可以按业务及管理权限需求，进行并发、多层的流程发送模式……
现在Lily正为能够及时提供信息，有力推动业务、做到财务业务一体化而开心呢！
【系列2】出纳小张终结龙飞凤舞的“鬼画符”
出纳小张的故事，相信做过财务的人员都会深有同感：
出纳人员每天要面对各种各样的财务报销工作：各种名目的支出、填写的龙飞凤舞的凭单、贴的各式各样的发票、还有填的多种多样的支出科目，五花八门种类繁多。如果填错了，只能要求对方，修改或者重填，这期间的废话，也让出纳说的口干舌燥。其次，每个公司的财务制度都规定了不同层级领导的审批权限，但并不是每个员工都会记得报销制度，也不是每个领导都会告诉他的员工是否还需要找上级领导签字，这也给财务人员造成了不小的麻烦，经常要告诉来报销员工回去找哪个领导签字，这之间来来回回总是让财务和报销的员工觉得很枯燥。
“每天对着不同的人，说着同样的话，有人把招待费用报销用日常支出报销凭单来填，他的领导居然还就给签字，要不就是少了更上一级领导的签字，好些人到了财务之后就磨磨唧唧给你说这个理由、说哪个理由，想不按照规矩来弄，真的很烦……”出纳小张每天对这些事情都很头疼，“但又没办法，在本部的还好说，顶多是多跑几趟财务；要是常驻外地的，每月报销凭证靠邮寄方式的，如果出现填写错误或者签字不全的，你要是不给报销，还要把报销凭证邮寄回去，这样不单是往返周折，而且还徒增邮寄费用，既不划算有耽误时间，还会造成费用归属期的延误等等，想想还真的很麻烦！”同时，面对重复性的沟通，不仅占用了小张的大部分工作时间，也打乱了她给自已制定的工作计划。
而通过致远协同，现在M公司各种类型的财务审批、报销流程全部电子化，且利用模板协同，把各种财务表单流程按照公司财务制度进行设定，做成本单位日常使用的样式，各部门报销人员可以随时登录协同调用相关的报销单据。还可以按照部门、发起人职务级别、报销金额等不同条件阈值进行设定，按各部门不同的管理权限，由各级管理者按照流程进行审批，保证财务报销审批表单填列的内容等能够按照正确的审批流程审批后，才会到达财务人员手里。同时给各级管理者开放管辖之内的表单统计查询功能，方便其对本部门的报销进行时时监控。
而利用A6特有的关联协同功能，将申请此笔费用的预算申请协同关联在内，保证费用发生的有理有据，确保财务部门对企业部门费用的管控。由此，确保了企业财务审批制度得到切实执行。
现在，小张也不用就一些基本的填写问题浪费无谓的口舌，也不用再看着令人眼花缭乱的签字而头疼了！
^^【系列3】助理小王：让扯皮一去不复返
助理小王在M公司财务部的一项工作之一是开具发票，经常由于业务人员提供的发票信息不对称，其信息来源只是传真、业务人员手写的一个开票信息或者电话口头形式，没有人也没有办法去专门跟踪并确认开票信息的正确与否，而多次造成发票错开的问题。遇到普通发票还好解决，遇到增值税发票错误，光是办理红字发票通知单就要跑好几趟税务局，不仅打乱了小王正常的工作计划，也让小王平白增添了许多无效工作。若由于种种原因，已经开具的发票未能及时交给客户手中，不仅会导致发票过期而造成公司双重损失，也加大了公司的应收款。
由于没有记录，财务与销售（或者其他部门）之间的扯皮就在所难免了……
现在小王在致远协同中设定“预先开具发票申请表”，流程由销售人员发起、经过销售主管审批、财务人员开具发票，让所有工作都留下痕迹，开错发票的现象减少了，业务人员对发票重视力度加大了，即使出现发票信息错误，也有据可依了，让应收账款管理更加精细，让推诿扯皮不再出现。一个协同全部处理完毕，小王在5分钟内就能完成发票开具及邮寄工作。
现在，小王正统计客户电汇过来的款项呢……
【系列4】会计小薛：业绩核算，5分钟 > 5天
09年Q3结束了，M公司财务部会计小薛要统计公司各区域的收入及费用情况，提交给人力资源部作为对销售序列业绩提成考核的依据，为了不耽搁业务人员提成奖金的发放，她加班加点在统计、归类,忙的不亦乐乎！
终于把区域的收入及费用统计出来并下发……
可到提成考核的时候，还是有不少人打电话问：我们区域费用怎么这么多？都是些什么费用呀？虽然，小薛耐心的解释，但业务人员对财务数据就是不信，他们总是认为这个季度没有产生这么多的费用。这该怎么办呢？往往一天下来，这样的电话要打上几个小时，来回的查、来回的说……
而现在，小薛用协同的表单查询、统计功能，所有数据一下子都出来了！这下业务人员就无话可说了，一切有数字、有表单说话！
【系列5】会计小裴：一切皆有可能
国庆节放假前，财务要调整报销时间及发票开具时间，小裴把调整通知发出邮件，但由于很多员工常年在外地办公或者出差在外，或不能时时收邮件，未在第一时间获取本信息。由于信息传递不畅，财务未在规定的时间内完成工作……
而现在，财务部门通过协同公告，将财务制度的变更第一时间让员工获知，员工只要登录协同，就可以收到此一信息提示，甚至可以通过置顶的方式，一直显示在协同系统“单位首页”醒目位置，提醒员工注意。
通过发布财务公告，不仅可以在第一时间告知全体员工，而且公告其所具备的严肃性、正式性的信息传递，也更让公司员工重视相关财务制度的变更。同时，不同于纸质公告，协同中的公告，不仅可以发送到每一个员工的桌面，更可以随时查询，不像纸质公告那样容易随着时间流逝而消失。也直接降低了运营成本的支出。
财务协同FAQ
一、网上电子单据打印，是否符合会计规定要求？
随着协同办公普及的广泛，纸制单据被电子单据所代替，只要单据的内容及要素符合公司核算要求，上下级审批人员签字齐全，是完全符合会计规定要求的。
二、网上审批流程安全性如何解决？
1、为保证网上审批人员的身份安全，可以给关键审批人员（财务经理、部门主管、总经理等）配备身份验证狗（即U-KEY），无此身份验证狗将无法登录协同。
2、为保证网上审批单据的安全，可以通过设置电子印章的方式，给每个经过审核的单据加盖电子印章，加盖电子印章后如单据被修改，则电子印章自动失效以表示此单据失效。
三、报销审批流程可否作为审计部门审核的有利依据？
执行网上审批流程的企业，除了财务软件作为审计主体外，所有的网上审批流程也可作为审计备查的依据。
四、如何说服公司高管使用网上报销流程
解放领导，让领导在工作时不被这种日常报销性签字工作所打扰；能够很好的记录审批过程中的各类沟通信息；缩短报销周期，提高工作效率。
