EIP：企业信息应用的核心
作者： CBINews编辑
责任编辑： 阚智
来源： 升蓝软件
时间： 2006-03-29 15:30
三年前，企业信息门户（Enterprise Information Portal，EIP）受到了众多的责难。因为尽管人们看到了拥有一个单一的、可以让员工个性化访问企业资源的地方的价值。但同时，人们也看到，部署一个理想的企业信息门户的项目迟迟完成不了，而且费用还在不断增长，因此，人们认为企业信息门户这个概念离现实还有很远的距离。
然而，问题的重点并不在于企业信息门户所包含的内容的多寡，而在于我们不能只是简单地把现有的大杂烩般的文件、数据库和应用叠加到一个web界面上。
事实上，技术的发展和进步已经让我们离真正实现企业信息门户的价值不远了。门户技术的日益成熟使越来越多的企业开始采用它。根据IDC的报告，企业信息门户是增长最快的企业软件之一，有望从2001的5.5亿美元增长到2006年的31亿美元。
IDC知识和内容管理软件分析经理Brian McDonough表示：“企业信息门户正快速地为广大企业所采用，用于满足企业内知识工人访问信息和应用的需求。通过业务流程和企业信息门户软件的集成，在正确的时间为正确的人提供更加智能的计算资源这个理想正在逐渐成为现实。”
本文中，我们将告诉大家一些建立企业信息门户的技巧，还有建立过程中要注意避免的一些问题。所有这些内容都来自CA已经成功地为1000多家企业建立了企业信息门户的经验，以及我们所积累的丰富的、可以让企业建立门户变得更加容易的业务流程和工具。
从小做起
首先，我们从一开始就要牢记：建立企业信息门户是一个循序渐进、而非一步到位的工程。许多企业都想一劳永逸，一开始就上马一个包罗万象的工程、一次性建立起一个完全个性化的企业信息门户。尽管这看起来十分令人兴奋，但这样做却往往是欲速则不达。
成功的项目往往是从小开始。比较实际的做法是先在一个部门中建立起一个相对较小的门户，但快速地看到实效。例如，美国西部航空（America West）最开始建立的就是一个旨在实现航班管理访问自动化的企业信息门户。他们在一个月内就建立并让它运转起来。有了这样一个基础，你就可以逐步地增加其他的功能，或者让更多的用户参与进来。
建立企业信息门户的目的
在设计企业信息门户时，我们必须清楚地了解要实现的目标。以往的失败例子告诉我们，我们不能仅仅把企业信息门户当作一种呈现大量信息的工具，而应该让它服务于企业的商业目的。要实现这样的目标，企业信息门户就要不仅包含各种向用户展示信息的工具，还应包含那些可以把信息加以转换、从而指引和改进企业的决策过程的工具。就象格林童话中能够把稻草变成金子的侏儒一样，企业信息门户可以把原始数据变成企业的收入、更好的服务、和更高的成本效率。
知识层次
在设计企业信息门户前，我们还需要建立起一个知识层次结构。该结构包括四层，从下到上分别是：数据、信息、智能和知识。
最底层是数据--原始的、未加工的信息，包括一份数据库记录、一个电子数据表格、一个文本文件、或包含了直接的事实和数字的任何格式的信息。例如，一个销售数据库就是一个数据的例子。
第二层是信息--经过加工的数据。原始状态的数据大多数情况下是无用的。它必须经过分类、列表、绘图、分析和报告，才能具有价值。例如，你在一个销售数据库的基础上生成了一份报告或绘制了一张图表，显示出有多少用户正在购买哪些产品，那么你就立即将数据升级为了信息。信息比原始数据更易于理解，但同时，它并不能直接导致立即的行动。
这就将我们带到了第三层：智能。它指通过关联性把信息转换为知识的整个过程。
最后，我们来到了第四层：知识--经过加工的、与特定目标相关联的信息。一本列出了航班时刻表的书仅仅是信息；而知识则是“你的航班即将于10分钟后离港，因此你需要赶快登机”。而从销售数据库的角度来看，知识就是一份标记了哪些用户对企业的最新产品最热衷的名单。你可以立即用这些知识来指导你的下一步行动，给你带来收益。
企业信息门户的演变
一个企业的优势并不在于它所拥有的原材料、建筑物、或堆满了无数个仓库的数据，而在于它所拥有的真正的知识是否能够传递给正确的员工，并指导他们采取必要的行动来快速地扩展业务，和/或搬走阻挡在其前进道路上的障碍。这就是企业信息门户应该为业务提供的功能。但是，正如前面所提到的，要达到那样一个目标，无论从技术还是业务流程的角度来看，都应该是一个渐进的过程。
只有经过不断的转变，我们才能达到最终的、最高的目标--也就是我们所说的智能信息传送成熟度模型（Intelligent Information Delivery Maturity Model）。企业总是处于这四层中的任何一层，而且每一层都有其对应的挑战，并有相应的门户工具来应对这样的挑战，从而引导企业来到更高一层，直至第四层。
第一层：在这一层，企业所面临的主要问题是员工花费了大量的时间来访问他们所需的信息（如果这些信息还存在的话）。员工把时间浪费在查找、而不是使用信息上。因此在这一层，我们的首要工作是建立一个集中访问所有数据、内容和应用的通道。这一阶段的工作包括收集和扫描所有的纸文档，把重要文件从孤立的位置转移到集中管理的数据存储中心，为员工获得他们所需的信息提供一个通用的界面。在这里，企业需要的是一个最基本的企业信息门户。虽然第一层是一切成功的基础，但真正的价值来自更高的层次。
第二层：实现了第一层目标后，所有数据都是以统一的这种或那种格式呈现给客户了。但你现在所拥有的还只是数据，不是信息。而你所面临的问题也变成了数据太多、而不是缺少数据。而且这些数据都是没有经过加工和分析的。这有点象尝试通过互联网络来进行医疗调查。虽然在数之不尽的网页中，你可以就某个话题找到任何想象得到的观点，而且每一个观点都有足够的证据来支持。但是，这么多的观点，哪个是正确的？第二层的任务就是要把这些原始的数据转换成目的性的、可信的、可用的信息。要实现这样的目标，我们就需要安装一些用于定义、分类和分析原始数据，并把它们以一种用户可以理解的格式呈现出来的工具。
第三层：当我们到达了第二层之后，用户就可以访问信息了。但问题是，信息仍然很多，而且没有被分析或按照重要程度加以排序，无法告诉我们该采取什么行动。因此我们需要再上一层，到第三层。在这一层，通过利用商务智能工具把信息转换成真正的知识，企业信息门户正在逐渐发挥它的潜能。企业的决策者将不再被淹没于成堆的报告中，而且也不必再费力地从这些报告中找出相关的信息，企业信息门户将挑选出那些与其所负责的业务领域相关的信息并告诉他。这将加速企业决策的速度，从而帮助企业应对每天不断变化的挑战。
第四层：如果企业信息门户已经达到第三层，那么这个企业在敏捷性和灵活性方面已经达到相当好的境界了。但这还不是最理想的状态。比如，用户仍然会把大量的时间浪费在日常事务的处理上。而到了第四层，这些日常事务的执行就会完全自动化，只有意外事件才会被提出来，由用户亲自去处理。例如，网络管理员会把一些管理功能内置到报警软件中，这样他们就不必亲自去检查每一个事件。其他员工的服务也可以达到这样的水平。例如，一个销售人员可以提前设定，如果某个客户超过一个月不购买公司的产品，无须销售人员自己去检查，系统就会自动生成一封信给客户。如果两个月都没有购买，系统就应该提醒销售人员给客户打个电话了。而三个月后，企业信息门户就会提醒销售经理了。而以前，销售经理必须先研究一大堆的销售资料和数据才能决定他的下属该采取什么行动。这样，生活就变得容易许多。
不断提高
当前，一些领先的企业信息门户产品，例如CA的CleverPath Portal，正在帮助企业不断提高。但我们要注意的是，建立企业信息门户是一个不间断的、持续的过程，虽然信息传送成熟度模型（Intelligent Information Delivery Maturity Model）中的每一层都能给企业带来价值，但我们不能仅仅满足于现状，在其中的某一层停滞不前。另外，我们还要注意，企业不能跳过其中的任何一层而直接到达第四层。我们必须要从第一层做起，循序渐进、不断提高。虽然在这一过程中企业的某些业务部门的进展可能会比其他的部门快一些。但只有到达最高层，你才能看到企业信息门户所提供的全部价值。
然而，问题的重点并不在于企业信息门户所包含的内容的多寡，而在于我们不能只是简单地把现有的大杂烩般的文件、数据库和应用叠加到一个web界面上。
事实上，技术的发展和进步已经让我们离真正实现企业信息门户的价值不远了。门户技术的日益成熟使越来越多的企业开始采用它。根据IDC的报告，企业信息门户是增长最快的企业软件之一，有望从2001的5.5亿美元增长到2006年的31亿美元。
IDC知识和内容管理软件分析经理Brian McDonough表示：“企业信息门户正快速地为广大企业所采用，用于满足企业内知识工人访问信息和应用的需求。通过业务流程和企业信息门户软件的集成，在正确的时间为正确的人提供更加智能的计算资源这个理想正在逐渐成为现实。”
本文中，我们将告诉大家一些建立企业信息门户的技巧，还有建立过程中要注意避免的一些问题。所有这些内容都来自CA已经成功地为1000多家企业建立了企业信息门户的经验，以及我们所积累的丰富的、可以让企业建立门户变得更加容易的业务流程和工具。
从小做起
首先，我们从一开始就要牢记：建立企业信息门户是一个循序渐进、而非一步到位的工程。许多企业都想一劳永逸，一开始就上马一个包罗万象的工程、一次性建立起一个完全个性化的企业信息门户。尽管这看起来十分令人兴奋，但这样做却往往是欲速则不达。
成功的项目往往是从小开始。比较实际的做法是先在一个部门中建立起一个相对较小的门户，但快速地看到实效。例如，美国西部航空（America West）最开始建立的就是一个旨在实现航班管理访问自动化的企业信息门户。他们在一个月内就建立并让它运转起来。有了这样一个基础，你就可以逐步地增加其他的功能，或者让更多的用户参与进来。
建立企业信息门户的目的
在设计企业信息门户时，我们必须清楚地了解要实现的目标。以往的失败例子告诉我们，我们不能仅仅把企业信息门户当作一种呈现大量信息的工具，而应该让它服务于企业的商业目的。要实现这样的目标，企业信息门户就要不仅包含各种向用户展示信息的工具，还应包含那些可以把信息加以转换、从而指引和改进企业的决策过程的工具。就象格林童话中能够把稻草变成金子的侏儒一样，企业信息门户可以把原始数据变成企业的收入、更好的服务、和更高的成本效率。
知识层次
在设计企业信息门户前，我们还需要建立起一个知识层次结构。该结构包括四层，从下到上分别是：数据、信息、智能和知识。
最底层是数据--原始的、未加工的信息，包括一份数据库记录、一个电子数据表格、一个文本文件、或包含了直接的事实和数字的任何格式的信息。例如，一个销售数据库就是一个数据的例子。
第二层是信息--经过加工的数据。原始状态的数据大多数情况下是无用的。它必须经过分类、列表、绘图、分析和报告，才能具有价值。例如，你在一个销售数据库的基础上生成了一份报告或绘制了一张图表，显示出有多少用户正在购买哪些产品，那么你就立即将数据升级为了信息。信息比原始数据更易于理解，但同时，它并不能直接导致立即的行动。
这就将我们带到了第三层：智能。它指通过关联性把信息转换为知识的整个过程。
最后，我们来到了第四层：知识--经过加工的、与特定目标相关联的信息。一本列出了航班时刻表的书仅仅是信息；而知识则是“你的航班即将于10分钟后离港，因此你需要赶快登机”。而从销售数据库的角度来看，知识就是一份标记了哪些用户对企业的最新产品最热衷的名单。你可以立即用这些知识来指导你的下一步行动，给你带来收益。
企业信息门户的演变
一个企业的优势并不在于它所拥有的原材料、建筑物、或堆满了无数个仓库的数据，而在于它所拥有的真正的知识是否能够传递给正确的员工，并指导他们采取必要的行动来快速地扩展业务，和/或搬走阻挡在其前进道路上的障碍。这就是企业信息门户应该为业务提供的功能。但是，正如前面所提到的，要达到那样一个目标，无论从技术还是业务流程的角度来看，都应该是一个渐进的过程。
只有经过不断的转变，我们才能达到最终的、最高的目标--也就是我们所说的智能信息传送成熟度模型（Intelligent Information Delivery Maturity Model）。企业总是处于这四层中的任何一层，而且每一层都有其对应的挑战，并有相应的门户工具来应对这样的挑战，从而引导企业来到更高一层，直至第四层。
第一层：在这一层，企业所面临的主要问题是员工花费了大量的时间来访问他们所需的信息（如果这些信息还存在的话）。员工把时间浪费在查找、而不是使用信息上。因此在这一层，我们的首要工作是建立一个集中访问所有数据、内容和应用的通道。这一阶段的工作包括收集和扫描所有的纸文档，把重要文件从孤立的位置转移到集中管理的数据存储中心，为员工获得他们所需的信息提供一个通用的界面。在这里，企业需要的是一个最基本的企业信息门户。虽然第一层是一切成功的基础，但真正的价值来自更高的层次。
第二层：实现了第一层目标后，所有数据都是以统一的这种或那种格式呈现给客户了。但你现在所拥有的还只是数据，不是信息。而你所面临的问题也变成了数据太多、而不是缺少数据。而且这些数据都是没有经过加工和分析的。这有点象尝试通过互联网络来进行医疗调查。虽然在数之不尽的网页中，你可以就某个话题找到任何想象得到的观点，而且每一个观点都有足够的证据来支持。但是，这么多的观点，哪个是正确的？第二层的任务就是要把这些原始的数据转换成目的性的、可信的、可用的信息。要实现这样的目标，我们就需要安装一些用于定义、分类和分析原始数据，并把它们以一种用户可以理解的格式呈现出来的工具。
第三层：当我们到达了第二层之后，用户就可以访问信息了。但问题是，信息仍然很多，而且没有被分析或按照重要程度加以排序，无法告诉我们该采取什么行动。因此我们需要再上一层，到第三层。在这一层，通过利用商务智能工具把信息转换成真正的知识，企业信息门户正在逐渐发挥它的潜能。企业的决策者将不再被淹没于成堆的报告中，而且也不必再费力地从这些报告中找出相关的信息，企业信息门户将挑选出那些与其所负责的业务领域相关的信息并告诉他。这将加速企业决策的速度，从而帮助企业应对每天不断变化的挑战。
第四层：如果企业信息门户已经达到第三层，那么这个企业在敏捷性和灵活性方面已经达到相当好的境界了。但这还不是最理想的状态。比如，用户仍然会把大量的时间浪费在日常事务的处理上。而到了第四层，这些日常事务的执行就会完全自动化，只有意外事件才会被提出来，由用户亲自去处理。例如，网络管理员会把一些管理功能内置到报警软件中，这样他们就不必亲自去检查每一个事件。其他员工的服务也可以达到这样的水平。例如，一个销售人员可以提前设定，如果某个客户超过一个月不购买公司的产品，无须销售人员自己去检查，系统就会自动生成一封信给客户。如果两个月都没有购买，系统就应该提醒销售人员给客户打个电话了。而三个月后，企业信息门户就会提醒销售经理了。而以前，销售经理必须先研究一大堆的销售资料和数据才能决定他的下属该采取什么行动。这样，生活就变得容易许多。
不断提高
当前，一些领先的企业信息门户产品，例如CA的CleverPath Portal，正在帮助企业不断提高。但我们要注意的是，建立企业信息门户是一个不间断的、持续的过程，虽然信息传送成熟度模型（Intelligent Information Delivery Maturity Model）中的每一层都能给企业带来价值，但我们不能仅仅满足于现状，在其中的某一层停滞不前。另外，我们还要注意，企业不能跳过其中的任何一层而直接到达第四层。我们必须要从第一层做起，循序渐进、不断提高。虽然在这一过程中企业的某些业务部门的进展可能会比其他的部门快一些。但只有到达最高层，你才能看到企业信息门户所提供的全部价值。
